Seuran perustaminen

Ratsastusseura on pakollinen osa kilpailemista ainakin Virtuaalisen ratsastajainliiton alaisissa kilpailuissa. Harrastajilla on erilaisia toiveita seurojen suhteen, jotkut haluavat jäseneksi vain siksi, että pääsevät kilpailemaan, toiset taas ovat kiinnostuneet myös seuralaisille avoimista kilpailuista ja muusta seuran toiminnasta. Jotkut eivät vaadi seuralta minkäänlaista aktiivisuutta, toiset taas vaativat aktiivisuutta ehdottomasti. Siksi seuroja on monenlaisia. Seuran perustaminen on yhtä helppoa kuin virtuaalitallin teko, mutta jäsenten kerääminen voi olla haastavaa varsinkin jos samantyyppisiä seuroja on jo olemassa useita. Seura kannattaa rekisteröidä VRL:n seurarekisteriin.

Suunnittelu

Kannattaa aloittaa seuran perustaminen suunnittelemalla tarkkaan millaista seuraa tahtoo ylläpitää. Suotavaa on myös heti aluksi päättää painottuuko seura johonkin tiettyyn lajiin, vai tarjoaako se toimintaa kaikille. Jonkinlainen rajaus on hyvä tehdä, sillä täysipainoisesti kaikkeen keskittyminen on hankalaa. Kannattaa myös heti alkuun päättää kuinka paljon jäseniä seuraan otetaan. Mikäli jäsenmäärä on pieni, ei seurakisoihin välttämättä riitä osallistujia, ja jos jäseniä taas on paljon, kilpailut saattavat täyttyä ennen kuin kaikki halukkaat seuralaiset ovat mukana. Jotkut ovat ratkaisseet asian pitämällä jäsenmäärän kohtuupienenä, mutta vaatimalla jäseniltään aktiivisuutta. Sitäkin kannattaa miettiä, millä perusteella seuraan otetaan jäseniä, onko seura kaikille avoin vai edellytetäänkö esimerkiksi aktiivista kilpailemista tai tietyn lajin harrastamista.

Nimi

Virtuaalisella ratsastusseuralla on yleensä nimi ja nimestä muotoutuva lyhenne. Lyhenne on yleensä se, jota käytetään enemmän, sillä sitä käytetään mm. useissa kilpailuosallistumisissa. Mikäli kyseessä on jonkun tallin oma seura, voi seuran nimi viitata kyseiseen talliin. Jos seura taas on itsenäinen, tai monen eri tallin yhteinen, ei viittaus olemassaolevaan talliin ole välttämättä hyväksi. Seuran nimen kannattaa kuvata jotenkin seuran toimintaa ja kannattaa ehdottomasti tarkistaa VRL:n rekisteristä ja Googlesta onko valitsemasi nimi tai lyhenne ollut ennen käytössä tai liittyykö se johonkin muuhun (mahdollisesti reaalielämän) asiayhteyteen.

Sivut

Seuran sivujen sisältö riippuu paljon siitä, millainen seura on kyseessä. Jos seura on "yksityinen" ja sinne pääsee ainoastaan tietyn kaveripiirin jäsenet, ei sisällön välttämättä tarvitse olla erikoinen. Julkisemmalla seuralla tulisi kuitenkin olla sivuilla tarkempi kuvaus seurasta ja sen toiminnasta, sekä ohjeet jäseneksi liittymiseen ja vaatimukset jäsenille. VRL:n alaiset seurat ylläpitävät jäsenrekisteriään VRL:n kautta, mutta mikäli seura ei ole liiton alainen, sivuilla tulisi olla myös jonkinlainen jäsenlista.

Jäsenvalvonta

On monia tapoja valvoa seuran jäseniä. Jotkut laskevat aktiivisuuspisteitä kilpailuosallistumisista ja kilpailujen järjestämisestä ja vain tarpeeksi aktiiviset voivat jatkaa jäseninä. Jotkut lähettävät kuukausittain tai silloin tällöin sähköpostia kaikille jäsenille, ja vaativat siihen vastausta. Jotkut taas vaativat että jokaisen jäsenen on järjestettävä esimerkiksi seurakilpailut tietyllä aikavälillä. Tällä tavalla epäaktiiviset ja lopettaneet harrastajat putoavat pois seuran jäsenlistoilta ja uudet halukkaat pääsevät mukaan. Tämä on hyödyllistä etenkin seuroilla, joilla on rajattu jäsenmäärä. Jotkut eivät kuitenkaan tahdo valvoa seuran jäsenistöä mitenkään eikä heillä ole vaatimuksia jäsenten toiminnalle tai aktiivisuudelle.

Toiminta

Toiminta vaikuttaa eniten siihen, saako seura jäseniä. Seurakilpailuja ei kannata järjestää ennen kuin jäseniä on enemmän kuin muutama, sillä luokat voivat jäädä tyhjiksi. Ei kuitenkaan kannata toivoa jäsenten liityvän seuraan joka lupailee järjestää toimintaa heti kun jäseniä on tarpeeksi. Siksi seuran kannattaa ehdottomasti järjestää myös kaikille avoimia kilpailuja. VRL vaatii, että seuran on järjestettävä myös avoimia kilpailuja, jotta se voi järjestää seurakilpailuja. Seurojen ylläpitäjät voivat myös antaa jäsentensä järjestää seuran alaisuudessa toimintaa. Toimintaa kannattaa pitää sen verran kuin on luvattu, jos seuraa on mainostettu aktiivisena, on turha odottaa jäsenten innostuvan jos kilpailuja järjestetään vain muutaman kerran kuussa. Ei siis kannata luvata enempää kuin mitä on valmis tekemään.

Kilpailutoiminnan lisäksi seura voi järjestää jäsenilleen myös muuta toimintaa. Esimerkiksi valmennukset ovat suosittuja, mutta lähes mikä tahansa muu toiminta, jonka seuran pitäjä katso sopivaksi, on sallittua. Kilpailujen lisäksi järjestettävällä toiminnalla seura voi myös pyrkiä erottumaan muista ja keräämään näin lisää jäseniä.